Gestión de Cumplimiento en Condiciones de Distanciamiento
La cuarentena obligatoria y cierre parcial (o total en algunos casos) de empresas como consecuencia de la pandemia de covid-19, ha acelerado la adopción de metodologías y tecnologías que permiten ejecutar funciones administrativas y operativas de carácter esencial en una modalidad remota.
De hecho, se prevé que en el corto y mediano plazo las operaciones de las empresas deberán desarrollarse en condiciones de distanciamiento, lo que modifica el tipo de relación entre el personal y los clientes. Inclusive, dependiendo de la situación epidemiológica del país podría decretarse nuevamente estados de cuarentena total.
No obstante, aún en este contexto, los estándares regulatorios de la Gestión de Cumplimiento, por ejemplo los relacionados con prevención de Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo, deben mantenerse y acatarse, a pesar de que se puedan establecer grados de flexibilidad en términos de plazos de entrega de informes y reportes o sobre otro tipo de requerimientos.
Cómo consecuencia, muchas empresas están analizando y desarrollando la implementación de planes y procedimientos para minimizar, transferir y evitar los riesgos que las medidas de distanciamiento y aislamiento acarrean a sus operaciones, como por ejemplo, la formulación de planes de continuidad y recuperación de desastres y la implementación de ventas a través de comercio electrónico.
Para el caso de los Sujetos Obligados para la prevención de Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo, es imperativo desarrollar procesos y prácticas que permitan la Gestión de Cumplimiento dentro de las limitaciones operativas que el distanciamiento puede conducir. Algunos de estos procesos y prácticas que deben establecerse son:
- Aseguramiento de la Debida Diligencia en todos los procesos comerciales y operativos en condición remota que impiden la interacción personal con clientes, velando que se cumple con todos los requerimientos de información y documentación establecidos por la Política Conoce a Tu Cliente.
- En el caso de ventas remotas ponderar adecuadamente la falta de interacción personal en la evaluación de riesgo del cliente.
- Digitalización de expedientes de clientes que contengan el perfil financiero y transaccional, la información de la Debida Diligencia y sus resultados, de forma que puedan ser evaluados y analizados de forma remota por el Oficial de Cumplimiento, así como facilitar el sustento de Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) u otros informes.
- Acceso remoto a la bases de datos de clientes, de forma que se pueda ejecutar la verificación y cotejo contra con listas de personas restringidas (por ejemplo, OFAC, ONU, entre otras). De hecho, también se requiere la automatización del cotejo periódico de la base de datos de clientes con estas listas.
- Una definitiva implementación de sistemas de monitoreo de transacciones para identificar operaciones inusuales, de forma casi inmediata y que permita el descarte de las mismas o la confirmación de ejecución de operaciones sospechosas. Por supuesto, se requiere acceso al perfil financiero y transaccional digitalizado de los clientes.
Es de esperar que los Reguladores opten por ejecutar inspecciones en modalidad remota, iniciativa que tiene su antecedente en las plataformas de Transferencia de Información Digital de los Sujetos Obligados (TIDSO) de la Superintendencia de Bancos de Panamá y “UAF en Línea” de la Unidad de Análisis Financiero. Siendo así, tanto los reguladores como los Sujetos Obligados deberán contar con las herramientas apropiadas para responder a los cuestionamientos y preguntas típicas de una inspección normal, sin perder la sensibilidad del toque personal.
Cómo está sucediendo en otras áreas de la gestión empresarial, la Gestión de Cumplimiento será impactada a largo plazo por la actual crisis. Prevemos un giro definitivo a la digitalización y a la tecnología, lo que por supuesto genera grandes oportunidades, pero también mayores costos. Es preciso entonces, que cada Sujeto Obligado realice una reflexión profunda para identificar soluciones reales de cumplimiento, con las limitaciones de recursos humanos, operativos y financieros con las que cuentan.
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