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El sistema de prevención de delitos de Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo de una organización busca prevenir, detectar y tratar operaciones y transacciones que pudieran estar vinculadas con estos delitos. El tratamiento ante una posible transacción inusual y/o sospechosa de vinculación con delitos financieros requiere una acción inmediata y rigurosa.

Al detectar que una transacción se aleja o discrepa de aquellas que el cliente podría ejecutar normalmente dado su perfil financiero y transaccional se considerará una operación inusual. Sin embargo, no necesariamente estas discrepancias corresponden a situaciones sospechosas y vinculadas a la comisión de delitos financieros. Se requiere un análisis y debida diligencia de la misma para descartar situaciones extraordinarias con plena explicación. 

Para analizar y ejecutar la debida diligencia de las operaciones inusuales detectadas y reportadas se debe incluir realizar alguna de las siguientes actividades: 

• Ilustrar el tipo de operación o transacción mediante un esquema o flujograma de la operación. 
• Determinar las fechas en que se ejecutaron las transacciones. Debe identificarse si existe algún patrón transaccional con respecto a la fecha en que se realiza la transacción con respecto a previas transacciones. 
• Analizar si el monto corresponde al perfil financiero y/o transaccional del cliente. Dependiendo del tipo de transacción considerar la divisa en la que se realizó la operación. 
• Nombre y rol de las personas que participan en la ejecución de las transacciones. Investigar, en listas e Internet a estas personas para determinar si han sido señalados por comportamientos inusuales. 
• En el caso de que aplique, considerar las jurisdicciones desde o hacia donde se movilizaron los fondos o de donde proceden los participantes de la transacción. 
• Establecer y describir cualquier limitante o restricción que hace que la transacción sea inusual (umbrales de monto, jurisdicciones geográficas, formas de pago, entre otras). 
• Preguntar directamente al cliente la naturaleza de la transacción. No obstante, es importante diseñar las preguntas adecuadas para no generar resistencia del cliente, al tiempo que se minimice manifestar la aprensión del sujeto obligado hacia la transacción analizada. 
• Enunciar por escrito los motivos o razones que hacen que la transacción discrepe de la operativa normal del cliente (inusualidad). Este punto es importante ya que justificará el posible envío de un Reporte de Operación Sospechosa. 

El análisis y debida diligencia de la transacción inusual deberá poder tener un juicio definitivo sobre si existe una justificación legítima o si no hay motivos razonables para su ejecución y ocurrencia. En este caso se deberá presentar un Reporte de Operación Sospechosa a la Unidad de Análisis Financiero utilizando los canales vigentes de forma inmediata. 

La obligación de reporte inmediato de las operaciones sospechosas implica que el sujeto obligado debe establecer plazos de tiempo y procedimientos formales para la ejecución del análisis y debida diligencia de la operación inusual de forma que se pueda confirmar o descartar de qué se trata de una operación sospechosa legítima. 

Toda la información, documentación y evidencias levantadas durante el análisis y debida diligencia, así como las pruebas de la presentación del Reporte de Operaciones Sospechosas deberán quedar inscritas en un registro para referencias futuras y prueba del tratamiento de las operaciones inusuales y sospechosas. 

El aviso y análisis de las operaciones inusuales y el Reporte de Operaciones Sospechosas es una obligación fundamental de los sujetos obligados y por tanto requiere una ejecución esmerada y firme.