La competencia y compromiso de los colaboradores de una organización obligada son de suma importancia para una Gestión de Cumplimiento efectiva. Esto permite la detección y reporte oportuno de operaciones y situaciones que contravienen e incumplen el régimen normativo y regulatorio que corresponda.
Por tal motivo es crítico establecer canales y mecanismos de comunicación de reportes y denuncias de todas las conductas y actividades en la organización o por parte de clientes que sean sospechosas de estar vinculadas o generar incumplimientos.
Recomendamos las siguientes pautas y parámetros al momento de estructurar el canal de denuncias dentro de la Gestión de Cumplimiento:
- Debido a que los reportes y denuncias de incumplimiento incluyen información sensible y comprometedora genera aprensión en los colaboradores por lo que es elemental y vital garantizar la confidencialidad y anonimato del denunciante.
- Igualmente, debe asegurarse a través de las políticas internas de la organización que no se tomarán represalias a los denunciantes.
- Es recomendable soportar el canal de denuncias en un sistema informático que permita registrar los reportes y denuncias, adjuntar evidencias, mantener la confidencialidad, generar estadísticas y mantener un conteo del plazo de tiempo de análisis y escalamiento de las denuncias.
- Documentar los procedimientos de tratamiento, investigación y análisis de las denuncias recibidas, incluyendo las responsabilidades y los niveles de escalamiento para tomar las acciones que correspondan según los resultados obtenidos.
- Incluir los detalles de utilización del canal de denuncias en el Código de Conducta de la organización.
- Capacitar a los colaboradores en los criterios y mecanismos presentar los reportes y denuncia sobre todos si se utilizan sistemas informáticos.
- Incluir la evaluación del nivel de utilización, funcionamiento y efectividad del canal de denuncias en las tareas del Oficial de Cumplimiento. También la Auditoría Interna (tercera línea de defensa) deberá incluir esta tarea en sus programas y planes de auditoría.
- La Gerencia General y la Junta Directiva (y de acuerdo a la estructura de Gobierno Corporativo los comités que correspondan) deben recibir información periódica y continua de los reportes y denuncias recibidas, el tratamiento y las conclusiones sobre su legitimidad, y los resultados de los análisis de efectividad del canal de denuncias.
- Considerar el cumplimiento de las normas de protección de datos personales.
El establecimiento de un canal de denuncias formal a lo interno de la organización contribuye a la implementación de una cultura de cumplimiento orientada a la protección y prevención de situaciones de incumplimiento.
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