La Gestión de Cumplimiento requiere el diseño e implementación de una serie de componentes para asegurar la efectividad del esfuerzo de prevención y control de riesgos. Entre estos componentes están el nombramiento de un responsable u Oficial de Cumplimiento, la documentación de procedimientos, la organización de capacitaciones al personal, la ejecución de evaluaciones y auditorías internas, el desarrollo de reuniones de comités y el registro de información en bases de datos y aplicaciones tecnológicas para monitoreo de operaciones.
Cómo se puede observar todos estos estos componentes se traducen en consumo de recursos financieros durante su implementación y ejecución. De hecho, no generan ingresos directos pero si aseguran que se mantengan que el negocio se mantenga operando y se logren prevenir o mitigar los riesgos y vulnerabilidades.
Es vital la creatividad y rigurosidad en el diseño y aplicación de los procedimientos, metodologías, herramientas y estructuras de cumplimiento para moderar el efecto de su ejecución en la rentabilidad del negocio. En este sentido es recomendable considerar los siguientes preceptos:
- Entender en detalle el objetivo de cada regulación y reglamentación que debe acatarse para evitar sobredimensionar o rebajar el esfuerzo operativo que requiere implementarse. Hay que considerar que dicho esfuerzo operativo se traduce en tiempo y dinero.
- Entendido el nivel de cumplimiento que exige cada regulación y reglamentación se debe diseñar de forma creativa los controles, procedimientos y herramientas considerando la naturaleza y el modelo de negocios de la organización, en términos de sus objetivos comerciales, el tamaño de la organización, los procesos operativos, los productos y servicios, los tipos de clientes y proveedores, el talento y competencia de los colaboradores y la tecnología disponible.
- Debe estimarse la cantidad de recursos financieros que deben asignarse a la ejecución de todos los controles, procedimientos y herramientas para determinar cómo se impacta la rentabilidad de la organización procurando observar las regulaciones y reglamentaciones de forma efectiva.
- Es prudente establecer un presupuesto para controlar la asignación de recursos financieros a la Gestión de Cumplimiento de forma se permita analizar el nivel de consumo y la relación costo – beneficio de cada procedimiento, metodología y herramienta.
- Incorporar el seguimiento y control de ejecución del presupuesto de recursos financieros asignados al cumplimiento en todas las discusiones y evaluaciones que tengan los responsables de supervisar la efectividad de la Gestión de Cumplimiento dentro de la organización.
La realidad es que las organizaciones obligadas por regulaciones de cumplimiento (prevención de riesgos laborales, prevención de delitos de blanqueo de capitales, protección de datos y seguridad de la información entre otras) deben observar sus preceptos sin dispensar o declinar su implementación por falta de recursos financieros u operativos.
En este contexto es sumamente importante el conocimiento y control de cómo la Gestión de Cumplimiento se traduce en consumo de recursos financieros de forma que se logre eficiencia en el uso de dichos recursos manteniendo la efectividad de los controles y mecanismos de cumplimiento.
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