La acción preventiva de los sistemas de Gestión de Cumplimiento se sustenta en los conocimientos, competencia y compromiso de los colaboradores para aplicar las políticas y procedimientos implementados en el sistema de gestión y detectar de oportunamente todas las no conformidades, inusualidades y discrepancias que impidan lograr el cumplimiento de la normativa establecidas (como por ejemplo, prevención de blanqueo de capitales y financiamiento del terrorismo, cumplimiento legal, salud ocupacional, entre otros regímenes de cumplimiento).
Por tal motivo se requiere mantener programas de capacitación que compuestos por al menos las siguientes acciones didácticas:
- La ejecución de una sesión de capacitación anual a todos los colaboradores de la organización.
- La programación de sesiones de inducción a los nuevos colaboradores para que conozcan la políticas y procedimientos oportunamente.
- Comunicación continua y permanente a los colaboradores de los cambios en las regulaciones y normativas, análisis de casos reales, identificación de nuevas tipologías y señales de alerta de forma que se mantengan actualizados.
El diseño de las acciones didácticas del programa de capacitación debe considerar los siguientes puntos de apoyo:
- El contenido del programa de capacitación debe planificarse y ejecutarse de forma que se definan los objetivos del programa y se pueda medir el nivel de desempeño del mismo.
- La asistencia a las sesiones de capacitación deben ser de carácter obligatorio para todos los colaboradores y directores de la organización. En ese sentido deben implementarse mecanismos y medidas que garanticen la concurrencia total sin detener las operaciones normales de la organización.
- El contenido y los métodos didácticos de las sesiones de capacitación debe sensibilizar y comprometer a los colaboradores sobre la importancia de observar y aplicar las políticas y procedimientos del sistema de Gestión de Cumplimiento.
- Se debe incluir mucha información sobre tipologías, señales de alerta y casos reales de incumplimiento que sean actuales y relevantes de forma que los colaboradores tengan ejemplos y referencias que les permita detectar y prevenir situaciones y operaciones inusuales durante el desempeño de sus funciones.
- Los miembros de la Junta Directiva deben participar en sesiones de capacitación diseñadas de acuerdo al rol que ejecutan y orientadas a generar la atención y compromiso necesarios para mantener funcionando el sistema de Gestión de Cumplimiento.
- Al finalizar las sesiones de capacitación deben aplicarse exámenes y pruebas para comprobar que los conocimientos transmitidos han sido asimilados apropiadamente. Los resultados globales de los exámenes permitirá determinar si la capacitación es efectiva, que temáticas hay que reforzar, que métodos didácticos son menos efectivos y que colaboradores requieren reforzar sus conocimientos.
Los programas de capacitación son un componente esencial del sistema de Gestión de Cumplimiento y la organización debe asignar los recursos apropiados para asegurar el logro efectivo de sus objetivos. El Oficial del Cumplimiento debe dedicarle suficiente tiempo y esfuerzo al diseño, planificación y ejecución del programa de capacitación.
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