La Gestión de Cumplimiento requiere un manual que establezca todas las pautas, normas políticas, procedimientos, metodologías y documentación que son requeridas para su planificación, ejecución y control efectivo.
El contenido del manual debe variar según sea el tipo de Gestión de Cumplimiento (prevención de blanqueo de capitales y financiamiento del terrorismo, cumplimiento de normas jurídicas, cumplimiento de normas de salud ocupacional, entre otros tipos) sin embargo es importante contar con algunos principios básicos para el tratamiento del manual, que igualmente son aplicable a cualquier tipo de manual o instructivo de políticas y procedimientos. Estos principios básicos son:
- El manual debe definir explícitamente el periodo y frecuencia para revisar y actualizar el contenido, así como la posición responsable de liderar y coordinar este proceso.
- El contenido del manual así como sus modificaciones posteriores deben ser aprobadas por el más alto nivel de decisión de la organización según su estructura de gobierno corporativo (Asamblea de Accionistas, Junta Directiva, Gerencia General, entre otros)
- Debe contar con un control de versiones y contenido de las actualizaciones, para conocer el historial de modificaciones y entender el contexto de las mismas.
- Organizar sesiones de capacitación a los colaboradores para explicar las modificaciones y actualizaciones de forma que se procure que los procesos se ejecuten como establecen las nuevas versiones del manual. Igualmente debe incluirse la divulgación del contenido del manual en las actividades de inducción de nuevos colaboradores.
- Se debe velar que todos los colaboradores lean de forma consciente y reflexiva el contenido del manual y se comprometan (si es posible por escrito) con la aplicación efectiva de sus normas, políticas y procedimientos.
- Posterior a la capacitación y la lectura del manual los colaboradores deben tener disponibilidad y acceso expedito para consulta y análisis, de forma que puedan considerar su contenido al momento de ejecutar sus responsabilidades y funciones.
- Debe establecerse canales de comunicación para que los colaboradores puedan hacer consultas y recibir respuestas sobre el contenido del manual. Debe mantenerse registros de estas consultas de forma que las mismas puedan ser incorporadas en el manual y se mejore su contenido y redacción.
- Igualmente, deben llevarse estadísticas sobre dificultades de aplicación, hallazgos de auditoría interna y discrepancias en la ejecución para incluirlas como oportunidades de mejora al contenido durante el proceso de revisión y actualización.
El Manual de Cumplimiento es la primera de las herramientas con que se cuenta para asegurar una Gestión de Cumplimiento efectiva ya que permite establecer la coherencia, tono y contexto de los procesos y procedimientos del sistema de gestión. Su tratamiento y administración es una actividad continua y permanente.
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