Las regulaciones de prevención de blanqueo de capitales y financiamiento del terrorismo están en constante desarrollo y evolución lo que en conjunto con la complejidad típica de las actividades comerciales y operativas de los negocios obligados incrementan las responsabilidades y tareas de la Gestión de Cumplimiento.
En este sentido, tanto la normativa regulatoria como el sentido práctico requieren que se planifiquen y controlen todas las actividades y tareas que debe ejecutar el responsable de la Gestión de Cumplimiento como parte de sus funciones.
La planificación debe constar por escrito y contar con la revisión y aprobación del más alto nivel de autoridad de la empresa obligada según sea su configuración de Gobierno Corporativo, procurando que se hayan incluido la totalidad de las responsabilidades, actividades y tareas de la Gestión de Cumplimiento según sean las obligaciones y requerimientos legales, los resultados de la evaluación de riesgo del negocio y los hallazgos de auditores e inspectores.
El contenido básico de la planificación de tareas de Gestión de Cumplimiento se compone de los siguientes elementos:
- Listado pormenorizado de las actividades y tareas que requieren ejecutarse como parte de la Gestión de Cumplimiento, tales como envíos de reportes a los reguladores, revisión de expedientes, análisis de situaciones inusuales, sesiones de inducción y capacitación, entre otras.
- Definición del alcance de cada actividad y tarea listada indicando describiendo claramente en que consiste, cómo se ejecuta y cómo se determina que se completó correctamente la misma (lo que permite definir el control o indicador de éxito).
- Calendarización y programación de la ejecución de dichas actividades y tareas listadas durante el horizonte de planificación (usualmente un año). Esto debe incluir el establecimiento la frecuencia de ejecución para el caso de aquellas actividades y tareas que deben realizarse más de una vez.
- El control o indicador de nivel de ejecución de cada actividad y tarea de forma que se pueda dar seguimiento y determinar objetivamente si se completó la tarea o se ha ejecutado parcialmente.
El nivel de ejecución de las actividades y tareas que forman parte de la planificación de la Gestión de Cumplimiento deberá ser verificado y evaluado por el nivel de autoridad que la aprobó dentro la empresa. Por este motivo, el responsable de la Gestión de Cumplimiento debe presentar reportes e informes periódicos que expliquen y detallen el nivel de ejecución de las tareas, así como información de los resultados obtenidos y de la efectividad de los controles implementados.
De hecho, las conclusiones, recomendaciones y decisiones que resulten la verificación y análisis de los reportes deben quedar registradas en actas de reunión o de comité de forma que quede evidencia de las discusiones y resoluciones tomadas sean comunicadas adecuadamente.
En conclusión, como cualquier sistema administrativo la Gestión de Cumplimiento requiere y depende de una justa planificación de tareas, la puesta en marcha y ejecución de las mismas y el control y retroalimentación del nivel de desempeño.
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