Todos los sujetos obligados a cumplir con las normas de prevención de blanqueo de capitales y financiamiento del terrorismo deben recopilar y mantener en expedientes toda información y documentación que resulte de la debida diligencia realizada a clientes, empleados, proveedores y socios.
El expediente es la unidad básica sobre la cual el regulador y supervisores de los sujetos obligados ejecutan las inspecciones y auditorias regulatorias. Por tal motivo, es esencial que los expedientes estén disponibles y permitan demostrar la calidad de los procesos de debida diligencia.
A pesar de que la gestión y manejo de los expedientes de clientes (o empleados, proveedores o socios) es importante considerar las siguientes:
- El expediente debe centralizarse en torno al cliente y no del producto, relación o cuenta. La debida diligencia debe considerar el perfil del cliente y la integralidad de sus operaciones y transacciones, y así debe reflejarse en los expedientes.
- Los expedientes deben estar identificados y numerados de forma visible en correspondencia con el número secuencial de cliente en el sistema de información.
- Los expedientes deben organizarse y mantenerse siguiendo un ordenamiento estándar que permita el análisis de la documentación y la ubicación de documentos e informaciones particulares.
- La documentación contenida en los expedientes debe coincidir con la información registrada en los sistemas de información. De igual manera, cada vez que se actualice documentación debe actualizarse los registros en los sistemas de información.
- En el caso de que se apliquen excepciones a la presentación de documentos las mismas deben quedar registradas en el expediente. Esto evitará confusiones sobre la recopilación del expediente.
- Es útil identificar los expedientes de relaciones cerradas o canceladas de forma que se pueda disponer de los mismos mientras estén en periodo de retención legal.
- Debe mantenerse una base de datos de los expedientes que permita controlar la ubicación y uso de los expedientes para evitar que los mismos se extravíen y no estén disponibles oportunamente.
- Verificar constantemente el estado físico de los expedientes para evitar deterioro o pérdida de la documentación que los mismos contienen.
- En la medida de lo posible y los recursos disponibles se deben implementar algunas medidas básicas de contingencia, tales como el uso de archiveros contra fuego o la digitalización de los expedientes.
Todos los sujetos obligados a cumplir con las normas de prevención de blanqueo de capitales y financiamiento del terrorismo deben recopilar y mantener en expedientes toda información y documentación que resulte de la debida diligencia realizada a clientes, empleados, proveedores y socios.
Cabe destacar que la principal recomendación es asegurar y velar que los resultados de la debida diligencia queden registrados en el correspondiente expediente dado qué como coloquialmente se comenta “lo que no consta en el expediente no existe”.
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