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La ejecución de la debida diligencia en la organización solo podrá ser verificada por cumplimiento, la unidad de auditoría interna y los organismos supervisores a través de la revisión y examen de registros documentales preparados por los responsables de ejecutar y aplicar los controles y procedimientos que conforman la Política Conoce a Tu Cliente o cualquier otra obligación normativa. 

Los registros de ejecución de la debida diligencia incluyen todos los formatos de levantamiento de información, la documentación aportada, las evidencias de las verificaciones de antecedentes & datos, junto con los sustentos de la ejecución de las tareas de seguimiento y actualización.

No se trata de recopilar papeles en un expediente sino más bien reflejar de forma documental todas las actuaciones, verificaciones y decisiones con tal nivel de rigurosidad que se asegure que quien realice una revisión de cumplimiento o una auditoría pueda comprender plenamente los datos e informaciones que los mismos contienen sin la participación de un intérprete que los explique.

La rigurosidad para formalizar los registros requiere la formación y seguimiento continuo a los colaboradores responsables de la ejecución de los controles y procedimientos de cumplimiento para velar que se documentan y archivan la documentación de sustentos que forman parte de los trámites y procesos.

El oficial de cumplimiento debe asegurar que las normas y políticas del programa de cumplimiento establezcan apropiadamente las pautas y parámetros para el levantamiento, identificación, conservación, protección y plazo de retención de todos los registros que ratifican la ejecución de la debida diligencia.

Un reto importante con la gestión y control de los registros es lidiar con la acumulación de papel por lo que es vital sacar provecho a las funcionalidades de digitalización de documentos existentes en el mercado, procurando la conformidad con las normativas regulatorias.

La gestión de cumplimiento requiere información documentada para verificar la efectividad de los controles y procedimientos para prevenir la no conformidad con las normativas legales y de autorregulación que forman parte del programa de cumplimiento.