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Para asegurar la efectividad del Sistema de Gestión de Cumplimiento es crítico el involucramiento de la Junta Directiva y la alta gerencia de la organización mediante la supervisión, control y toma de decisiones sobre el nivel de ejecución, efectividad y resultados de los procesos y actividades de cumplimiento.

El Oficial de Cumplimiento debe producir reportes e informes de gestión sobre la situación y estado del plan y programa de cumplimiento en especial sobre los riesgos de cumplimiento, la efectividad de los controles y medidas tratamiento (prevención, detección y actuación de los riesgos) y el resultado de las acciones y tareas de evaluación y auditoría.

Los reportes de cumplimiento deben elaborarse considerando los siguientes elementos y principios:
  • Los reportes deben ser presentados continua y periódicamente para mantener la visión total del Sistema de Gestión de Cumplimiento. La periodicidad para la presentación de los reportes se realiza tomando en cuenta el alcance y profundidad de las tareas del programa y plan de cumplimiento y la periodicidad con la que se reúnen la alta gerencia, la Junta Directiva y los comités de apoyo.
  • Los reportes deben informar sobre el nivel de avance del plan de cumplimiento, indicando aquellas actividades que no se cumplieron o que están retrasadas en el cronograma. 
  • Debe reportarse las métricas e indicadores de Gestión de Cumplimiento descritas en una entrada previa.
  • Debe reportarse el resultado de cada una de las actividades de evaluación y auditoría establecidas en el plan de cumplimiento, indicando los hallazgos y las no conformidades y las recomendaciones para mejorar los resultados. 
  • Si durante el periodo de reporte se realizan revisiones o auditorias del supervisor normativo también debe reportarse los hallazgos, las recomendaciones de mejora, así como cualquier requerimiento adicional que haya establecido el supervisor.
  • Asimismo, si durante el periodo hubo cambios normativos que impactan a la organización debe reportarse cómo se modificará el programa de cumplimiento para hacer frente a las nuevas regulaciones normativas.
  • Debe describirse todos los nuevos riesgos y amenazas sobre la organización y que controles deben establecerse para detectar o prevenir su ocurrencia. 
En adición a los elementos previos lo más importante es que la Junta Directiva y la alta gerencia tomen decisiones sustentadas en la información presentada a través del reporte de cumplimiento velando por la protección de la organización frente a los riesgos y el no cumplimiento de las regulaciones normativas.

Recomendamos incluya en su programa de cumplimiento el diseño, construcción y presentación de informes y reportes de gestión que permitan decisiones oportunas y asegurar el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión de Cumplimiento. 

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