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La aplicación de las normativas y regulaciones de prevención de Blanqueo de Capitales, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (BC/FT/FPADM) exigen a las empresas obligadas que sus procesos de negocios, especialmente los vinculados a la generación de ingresos, estén documentados de forma tal que puedan ser analizados, auditados y comunicados por la gerencia, los colaboradores y los supervisores.

Documentar los procesos de negocios facilita la evaluación de riesgos (Enfoque Basado en Riesgo) de la empresa obligada ya que permite identificar las entradas y salidas de información (formularios y reportes), los colaboradores involucrados, los sistemas informáticos utilizados, y los criterios y normas de tipo cuantitativo y cualitativo para la toma de decisiones (análisis, aprobaciones, requerimientos, parámetros, umbrales, entre otros criterios).

Adicionalmente, el diseño de los controles y mecanismos de prevención de BC/FT/FPADM requiere contar con la documentación de los procesos de negocios para, por una parte, entender claramente en qué posición de la secuencia de pasos y actividades de los procesos deben incorporarse los controles y, por otra, dichos controles queden establecidos formalmente y pueden ser comunicados y su ejecución sea evaluada.

El formato más idóneo para la documentación de los procesos de negocios es la utilización de diagramas de flujos que indiquen que secuencia de actividades debe ejecutarse y que posición de la organización debe ejecutar cada actividad. No obstante, es crítico documentar y dejar por escrito los criterios de toma de decisión, los recursos utilizados (incluyendo sistemas de información, reportes, entre otros), los mecanismos para captación de información (formularios y entrevistas), los controles actuales e indicadores de medición, entre otros aspectos que forman parte del proceso.

Finalmente, luego de que los controles y mecanismos de prevención han sido diseñados, igualmente requieren ser documentados en el Manual de Prevención de BC/FT/FPADM (Manual Conozca a su Cliente y/o Último Beneficiario en el caso de las empresas reguladas por la Superintendencia de Bancos), que debe contener todas las políticas, procedimientos (debida diligencia simplificada y ampliada), diagramas de flujos, formularios y mecanismos de evaluación de riesgos de clientes (matrices de riesgo).

Se entiende que la iniciativa de documentar los procesos de negocios requiere tiempo y esfuerzo, pero los beneficios y ventajas de contar con este recurso supera considerablemente cualquier inconveniente que esta tarea pueda generar.